Systemy zarządzania

Zintegrowany System Zarządzania zmienia się dynamicznie w zależności od potrzeb, zapewniając jednocześnie wsparcie realizacji strategii Grupy Kapitałowej LOTOS. Od momentu, gdy w latach 90. zaczęliśmy wdrażać pierwsze systemy zarządzania do dnia dzisiejszego - dobrze zaprojektowane i spójne procesy zarządcze i operacyjne tworzą fundamenty naszej działalności biznesowej, przechodząc jednocześnie poważne transformacje.

Systemy zarządzania w Grupie Kapitałowej LOTOS
Stan na 31.12.2013 r.

Nazwa spółki	Wdrożone systemy zarządzania
Grupa LOTOS	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożone wymagania systemu zarządzania energią według normy ISO 50001, wymagania Publikacji Standaryzacyjnej dotyczącej Zapewnienia Jakości AQAP 2110 oraz wymagania Wewnętrznego Systemu Kontroli obrotem materiałami o znaczeniu strategicznym zgodne z normą PN-N-19001.
LOTOS Asfalt	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożony i certyfikowany system Zakładowej Kontroli Produkcji.
LOTOS Kolej	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001, System Zarządzania Bezpieczeństwem Przewozów Kolejowych (SMS) zgodny z dyrektywą 2004/49/WE oraz przepisami krajowymi, System Zarządzania Utrzymaniem (MMS) zgodny z dyrektywą 2004/49/WE i rozporządzeniem (UE) nr 445/2011, system jakości w spawalnictwie zgodny z normą EN 15085-2 oraz certyfikowane utrzymanie wagonów towarowych wg wymagań VPI.
LOTOS Lab	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Akredytacja Polskiego Centrum Akredytacji zgodna z normą PN-EN ISO/IEC 17025:2005.
LOTOS Ochrona	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Oil	Wdrożony i certyfikowany System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001 oraz Publikacją Standaryzacyjną dotyczącą Zapewnienia Jakości AQAP 2110. Ponadto wdrożono wymagania ISO 14001 i PN-N-18001.
LOTOS Petrobaltic	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożone systemy ISM Code (na zgodność z Kodeksem Zarządzania Bezpieczną Eksploatacją Statków i Zapobiegania Zanieczyszczeniom) oraz ISPS Code (System Ochrony Statku i Obiektu Portowego).
LOTOS Serwis	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001. Wdrożone i certyfikowane wymagania systemu jakości w spawalnictwie zgodne z normą PN-EN ISO 3834-2:2007.
LOTOS Straż	Wdrożony i certyfikowany Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Terminale	Wdrożony Zintegrowany System Zarządzania zgodny z normami: ISO 9001, ISO 14001, PN-N-18001.
LOTOS Paliwa	Wdrożony i certyfikowany System Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001. Ponadto wdrożono wymagania ISO 14001 i PN-N-18001.
LOTOS Infrastruktura	Spółka obecnie wdraża wymagania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.
LOTOS-Air BP Polska	Spółka obecnie wdraża wymagania Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

Audity Zintegrowanego Systemu Zarządzania stanowią cenną i obiektywną informację zwrotną na temat oceny funkcjonowania poszczególnych obszarów w organizacji.

W latach 2011-2013 w Grupie LOTOS przeprowadziliśmy blisko 200 auditów wewnętrznych, korporacyjnych oraz dostawców.

Wyniki auditów wewnętrznych dostarczają informacji zarówno o pozytywnych aspektach naszego systemu, jak również o obszarach, które wymagają doskonalenia. Kierownictwo posiada dzięki temu wiedzę służącą do podejmowania działań korygujących, zapobiegawczych lub korekcyjnych.

Ocena stopnia wdrożenia wymagań i standardów korporacyjnych realizowana jest podczas prowadzonych w spółkach zależnych Grupy LOTOS auditów korporacyjnych. W 2013 r. przeprowadziliśmy dodatkowo audity dotyczące oceny stopnia spełnienia wymagań w obszarze bezpieczeństwa danych osobowych.

W wielu obszarach, w wyniku przeprowadzonych auditów, działania doskonalące prowadzone były w dłuższej perspektywie i wymagały zaangażowania osób z różnych komórek organizacyjnych, co jest dowodem na to, że jesteśmy organizacją, dla której otrzymywane informacje są podstawą do uczenia się.

Dostosowujemy nasz program auditów do zmieniających się uwarunkowań funkcjonowania grupy kapitałowej i do zgłaszanych potrzeb.

Dokonujemy standaryzacji kompetencji auditorów poprzez szkolenia w ramach Szkoły Auditora, jak również ćwiczenia praktyczne „w trakcie auditu” oraz zdobywanie doświadczeń w ramach wymiany auditorów pomiędzy spółkami.

Wymagania stawiane kontrahentom

Audity dostawców dostarczają informacji o stopniu spełnienia wymagań jakościowych, jak również bardzo istotnych dla nas wymagań z zakresu bezpieczeństwa pracy i środowiska. Dzięki nim mamy m.in. potwierdzenie, że prace na terenie Grupy LOTOS prowadzone są bezpiecznie, jak również wskazujemy obszary, w których należy wprowadzić usprawnienia.

Mając świadomość, że spełnienie naszych wymagań wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawcy, w naszej ocenie z auditu przedstawiamy kontrahentom rzetelną, szczegółową informację dotyczącą badanych obszarów.

Główne zmiany w systemach i strukturach zarządzania procesami w 2013 r.

System zarządzania ryzykiem korporacyjnym (ang. Enterprise Risk Management, ERM)

W Grupie Kapitałowej LOTOS funkcjonuje system zarządzania ryzykiem korporacyjnym, który wspomaga bezpieczną i skuteczną realizację celów strategicznych i operacyjnych organizacji. Działania podejmowane w 2013 r. w ramach systemu ERM miały na celu zminimalizowanie zidentyfikowanych ryzyk oraz udoskonalenie funkcjonowania samego systemu i prowadzonego procesu zarządzania ryzykiem. (Więcej informacji)

Zarządzanie procesami

W 2013 r. rozpoczęliśmy komunikowanie wewnątrz organizacji wyników monitorowania procesów, poprzez przeznaczony do tego celu portal procesowy. Dzięki niemu prowadzona jest bezpośrednia komunikacja na temat wdrożenia różnorodnych zadań wynikających m.in. z przeglądu Zintegrowanego Systemu Zarządzania, czy też bieżącej działalności operacyjnej. Zakończyliśmy również wdrażanie jednego z projektów usprawniających działania w łańcuchu dostaw.

Zarządzanie projektami

W 2013 r. przy wdrażaniu zarządzania projektowego w Grupie Kapitałowej LOTOS kierowaliśmy się potrzebą zapewnienia sprawnej realizacji projektów w obszarze całej grupy kapitałowej, skutecznej kontroli postępu prac i osiągnięcia założonych efektów w projektach prowadzonych według określonych korporacyjnych zasad oraz zapewnienia właściwego raportowania w tym zakresie. Rozpoczęliśmy również wdrażanie narzędzia informatycznego wspierającego zarządzanie projektowe w całej grupie kapitałowej.

System zarządzania energią (ang. Energy Management System, EnMS)

W 2013 r. zakończyliśmy proces wdrażania systemu zarządzania energią według wymagań normy ISO 50001, którego celem jest wprowadzenie jednolitego standardu postępowania w odniesieniu do działań zmierzających do podnoszenia efektywności energetycznej Grupy LOTOS poprzez:

• usystematyzowane i ustandaryzowane podejście do zarządzania energią (we wszystkich jej postaciach) w różnych obszarach działalności,
• identyfikację znaczących aspektów energetycznych w odniesieniu do działalności Grupy LOTOS,
• dokumentowanie podejmowanych zadań cząstkowych w obszarach objętych systemem EnMS,
• identyfikację działań modernizacyjno-rozwojowych związanych z efektywnością energetyczną.

Rozwój w perspektywie 2015 r.

Naszym celem nadrzędnym - w obliczu dużej złożoności procesów, projektów i poszczególnych zadań, jakie w szybko zmieniającym się otoczeniu musimy realizować - jest zapewnienie skutecznej i efektywnej komunikacji w ramach Grupy Kapitałowej LOTOS.

Zadanie to będziemy realizować m.in. poprzez wdrażanie zaawansowanych narzędzi informatycznych, odpowiadających potrzebom organizacji i przyjaznych dla użytkowników. Wśród założonych planów jest m.in.:

• doskonalenie systemu zarządzania ryzykiem korporacyjnym (ERM) m.in. poprzez rozwój Portalu ERM pod kątem pojawiających się potrzeb wynikających z rosnącej dojrzałości systemu ERM;
• w zakresie systemu zarządzania energią: realizacja potrzeb szkoleniowych i rozwijanie ogólnie pojętej świadomości energetycznej pracowników Grupy LOTOS oraz wzbogacanie kompetencji auditorskich pracowników grupy kapitałowej. Rok 2014 będzie pierwszym okresem funkcjonowania nowych uregulowań wewnętrznych dotyczących zasad systemu zarządzania energią w Spółce oraz pierwszym rokiem jego doskonalenia w oparciu o cyklicznie pozyskiwane wnioski z monitorowania procesów produkcyjnych, auditów oraz potrzeb zgłaszanych przez uczestników procesów związanych z efektywnością energetyczną;
• utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania projektami, wdrożenie narzędzia informatycznego do wspomagania zarządzania projektami w grupie kapitałowej oraz doskonalenie kompetencji pracowników zaangażowanych w proces zarządzania i realizacji projektów;
• bieżące identyfikowanie procesów wymagających usprawnienia i prowadzenie niezbędnych działań w tym zakresie oraz rozwój zarządzania procesowego w oparciu o najlepsze światowe praktyki. Planujemy również rozpocząć wdrażanie nowego kanału komunikacji z pracownikami w celu usprawnienia zgłaszania uwag na temat funkcjonowania poszczególnych obszarów oraz narzędzia do wizualizacji zbiorczych wyników monitorowania procesów, powiązanych z ryzykami oraz celami strategicznymi i operacyjnymi;
• wdrożenie efektywnego i przyjaznego dla użytkowników narzędzia informatycznego do obiegu dokumentów związanych z wewnętrznymi uregulowaniami.

Lata 2014-2015 będą dla nas okresem realizacji Programu Efektywność i Rozwój, którego powodzenie wspierane jest poprzez właściwie zaprojektowany i efektywny Zintegrowany System Zarządzania.