System przeciwdziałania nadużyciom

A A A

Etyka i przeciwdziałanie nadużyciom to jeden z obszarów Strategii społecznej odpowiedzialności Grupy Kapitałowej LOTOS 2012-2015, przyjętej przez Zarząd Grupy LOTOS w 2012 r. W jego ramach sformułowany został cel kluczowy, jakim jest udoskonalenie sposobu zarządzania poprzez dbałość o etykę postępowania i transparentność procesów biznesowych oraz zabezpieczanie organizacji przed ryzykiem nieprawidłowości zagrażających jej funkcjonowaniu.

W celu osiągnięcia zakładanego celu w tym samym roku w Grupie Kapitałowej LOTOS ustanowiliśmy system przeciwdziałania nadużyciom, który podlega ciągłemu rozwojowi. Podstawą budowy systemu, a także jego dalszego doskonalenia były dla nas wytyczne zawarte w dokumencie „Managing the Business Risk of Fraud: A Practical Guide”, opracowanym przez Instytut Audytorów Wewnętrznych, Amerykański Instytut Biegłych Księgowych oraz Stowarzyszenie Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych.

Ustanowiony systemu przeciwdziałania nadużyciom zakłada podejmowanie działań ukierunkowanych na kształtowanie optymalnego poziomu odporności Grupy Kapitałowej LOTOS na nadużycia.

Organizacja odporna na nadużycia to taki podmiot, który dysponując wiedzą dotyczącą rzeczywistego i postrzeganego poziomu zagrożenia nadużyciami w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, ustanowiła i zapewnia funkcjonowanie rozwiązań, dostosowanych w sposób optymalny do charakteru i skali dotyczących go zagrożeń, ukierunkowanych na przeciwdziałanie, wykrywanie i reagowanie na nadużycia.

Efektem podejmowanych działań ma być pełna zdolność organizacji do:

  • minimalizowania możliwości wystąpienia nadużyć,
  • ograniczania ich szkodliwych skutków,
  • mobilizowania zasobów przyspieszających powrót organizacji do sytuacji poprzedzającej wystąpienie zdarzeń o charakterze nadużyć.

Zasadność wdrożenia kompleksowego podejścia do zarządzania ryzykiem nadużyć potwierdziły wyniki badania Stowarzyszenia Biegłych ds. Przestępstw i Nadużyć Gospodarczych (ACFE) zaprezentowane w „Report to the Nations 2012”, odnoszące się m.in. do specyfiki i skali nadużyć występujących w poszczególnych branżach.

Report To The Nations 2012

Przedsiębiorstwa z sektora ropy naftowej i gazu znajdują się na 4. miejscu pod względem wielkości strat odnotowanych w przypadku zaistnienia pojedynczego nadużycia i na 2. miejscu pod względem liczby przypadków nadużyć mających charakter korupcyjny. Tego typu zdarzenia stanowiły ok. 50% rozpoznanych przypadków nadużyć.

System przeciwdziałania nadużyciom w Grupie Kapitałowej LOTOS został oparty o rozwiązania uwzględniające wagę i skuteczność działań podejmowanych przez audyt wewnętrzny oraz realizowanych w ramach niezależnych przeglądów dokonywanych przez kadrę kierowniczą i zarządzającą. Takie zaprojektowanie jest zgodne z podejściem prezentowanym w ramach wyników badania ACFE i odpowiada najlepszym praktykom rynkowym.

Założenie to stało u podstaw naszej decyzji, by w ramach systemu zarządzania ryzykiem korporacyjnym zdefiniować ryzyko nadużyć. Rozumiemy przez nie celowe działanie bądź zaniechanie, stanowiące naruszenie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w wyniku którego dopuszczająca się osoba odnosi nieuprawnione korzyści lub którego rezultatem są straty ponoszone przez Spółkę, włączając wszelkie formy działań korupcyjnych.

W celu ograniczania ryzyka nadużyć w ramach przyjętego systemu w Grupie Kapitałowej LOTOS funkcjonuje Program etyczny oraz Program zarządzania ryzykiem nadużyć. Ich kompleksowe wdrożenie ma na celu skuteczną ochronę reputacji i aktywów, dbałość o efektywność podejmowanych działań oraz zwiększanie wartości Spółki.

 

Program etyczny

obejmuje funkcjonowanie Kodeksu etyki, Rzecznika ds. etyki i Linii etyki, a także edukację i komunikację w dziedzinie zagadnień etycznych. Rozwiązania te ukierunkowane są na kształtowanie pożądanej kultury etycznej wśród pracowników Grupy Kapitałowej LOTOS.

Schemat Programu etycznego

 

Schemat Programu Etycznego

 

U podstaw ustanowionego Programu etycznego znajduje się Kodeks etyki Grupy Kapitałowej LOTOS, obowiązujący od stycznia 2013 r. Właściwe funkcjonowanie Programu zapewnia Prezes Zarządu Grupy LOTOS, Rada ds. etyki oraz Rzecznik ds. etyki.

Rada ds. etyki pełni rolę organu wspierającego aktywności realizowane w ramach Programu etycznego, ukierunkowane na kształtowanie kultury organizacyjnej opartej na wartościach etycznych. W jej skład wchodzą cieszące się autorytetem osoby reprezentujące wszystkie segmenty działalności Grupy Kapitałowej LOTOS.

Rolą Rzecznika ds. etyki jest m.in. upowszechnianie postanowień Kodeksu etyki, udzielanie wsparcia w wyjaśnianiu zagadnień etycznych przedstawianych przez pracowników, a także organizowanie procesu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących naruszeń Kodeksu.

Schemat zgłaszania naruszęeń Kodeksu Etyki

Edukacja etyczna odgrywa istotną rolę w procesie kształtowania pożądanych postaw etycznych poprzez przybliżanie adresatom Kodeksu etyki jego treści i uświadamianie zasad postępowania w konkretnych sytuacjach biznesowych. W 2013 r. zrealizowaliśmy szereg działań ukierunkowanych na wzrost świadomości i wiedzy na temat etyki biznesu w Grupie Kapitałowej LOTOS, m.in.:

  • uwzględniliśmy zagadnienia etyczne w szkoleniach przeznaczonych dla nowo zatrudnianych pracowników;
  •  zorganizowaliśmy dobrowolne warsztaty „Zasady etyczne Grupy Kapitałowej LOTOS w praktyce” dla pracowników oraz kadry kierowniczej;
  • przeprowadziliśmy serię spotkań z kadrą kierowniczą grupy kapitałowej w sprawie wprowadzenia Kodeksu etyki;
  • wprowadziliśmy temat etyki biznesu do stałej komunikacji w ramach grupy kapitałowej, a także w relacjach z osobami zarządzającymi stacjami paliw LOTOS.
Edukacja etyczna w Grupie Kapitałowej LOTOS w 2013 r.
Liczba przeszkolonych nowo zatrudnionych pracowników 56
Liczba uczestników warsztatów „Zasady etyczne…” 69
Liczba członków kadry kierowniczej uczestniczących w spotkaniach wprowadzających Kodeks etyki 282
Liczba zarządzających stacjami paliw LOTOS objętych bezpośrednią komunikacją zagadnień etycznych 261

Program zarządzania ryzykiem nadużyć

obejmuje koordynację działań w zakresie funkcjonowania rozwiązań (identyfikacja i ocena) ustanowionych w poszczególnych procesach biznesowych służących zapobieganiu i wykrywaniu nadużyć, jak również edukację w zakresie zapobiegania nadużyciom oraz formułowanie całościowej oceny poziomu odporności organizacji na nadużycia.

Schemat Programu zarządzania ryzykiem nadużyć

 

Schemat Programu zarządzania ryzykiem nadużyć

{GRI SO3}

Podobnie w ramach Programu zarządzania ryzykiem nadużyć podejmujemy działania edukacyjne skierowane do kadry zarządzającej i kierowniczej, poświęcone tematyce nadużyć. Celem jest budowanie świadomości w zakresie nadużyć, strat i zagrożeń, które niosą dla organizacji, sposobów ich popełniania, identyfikowania i zapobiegania. W 2013 r. omawiane były założenia funkcjonowania systemu przeciwdziałania nadużyciom ze szczególnym wskazaniem stosowania się do powołanej przez Zarząd Spółki Polityki przeciwdziałania nadużyciom, określającej obowiązki pracowników oraz sposoby komunikowania zidentyfikowanych zdarzeń o charakterze nadużyć, w tym korupcji.

Pracownicy Grupy LOTOS przeszkoleni w zakresie polityki i procedur antykorupcyjnych organizacji [%]
Rodzaj stanowiska 2011 r. 2012 r. 2013 r.
Kierownicze 8,9 62,5 32
Pozostałe 7,4 5,7 7

Wyznaczone kanały zgłaszania podejrzeń dotyczących zaistnienia nadużycia są dostępne wszystkim pracownikom, a także zewnętrznym interesariuszom. Polityka przeciwdziałania nadużyciom wskazuje, że każdy pracownik ma obowiązek bezzwłocznego zgłaszania podejrzeń.

Schemat zgłaszania nadużyć

W ramach systemu przeciwdziałania nadużyciom przewidujemy dokonywanie okresowej oceny odporności organizacji na nadużycia. W 2013 r. uzyskaliśmy pierwsze wyniki, które potwierdzają kompleksowość i uporządkowanie podejmowanych działań.

{GRI SO2}

W ramach oceny odporności organizacji na nadużycia poddaliśmy analizie ryzyko związane z korupcją. Przyjęta metoda zakładała odniesienie się do wszystkich procesów Grupy LOTOS przez kierowników komórek organizacyjnych Spółki.

Jednostki biznesowe Grupy Kapitałowej LOTOS przeanalizowane w latach 2012-2013 z punktu widzenia ryzyka związanego z korupcją
Łączna liczba jednostek 15
Procentowy udział jednostek objętych analizą w łącznej liczbie jednostek 7%

{GRI SO4}

Do istotnych okoliczności należy fakt, iż w 2013 r. w Grupie Kapitałowej LOTOS nie miały miejsca zdarzenia, w wyniku których choć jeden pracownik musiałby zostać zwolniony lub ukarany dyscyplinarnie w odpowiedzi na przypadki korupcji. Ponadto nie zaistniała sytuacja nieodnowienia umów z kontrahentami z powodu naruszenia zasad dotyczących zwalczania korupcji.